良い会議は4段階に分けるのがコツ

会議は、テーマを細分化するとともに、進行自体も細分化するのがコツです。
それは、会議をテーマごとに「討議」「協議」「審議」「報告」の４段階に分ける方法です。

良い会議は4段階に分けるのがコツ

例えば、社員旅行についての会議の場合。
「討議」は、参加者が自由に意見を言う会議で、無理に結論を出す必要はありません。「今年は温泉がいいな」など、ざっと意見を聞いていく段階です。
「協議」は、討議を受けて、ある程度の方向性を決める会議です。「前回、温泉旅行がいいと言う人が多かったので温泉で検討します。」行き先を「熱海にしよう」と決める段階です。
「審議」は、協議を受けて、旅程や旅館、予算などすべてを細かく決めてから、「みなさん、最終的にこれでよろしいですか？」と聞く段階です。
「報告」は、「今年の社員旅行は、熱海温泉の１泊旅行に決まりました。旅程は○○、旅館は○○、予算は○○です」と決定事項を報告する段階です。

「この議題は討議の段階だから、今日の結論はここまで出せばいい」と分かっていれば、会議はスムーズに進むのです。
テーマを細分化し、進行を細分化することによって小さな目標を設定し、必ず達成する。それが効率的でキレがいい会議の方法なのです。

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